時間管理のマトリックス

私は、社会人生活の中で長いことプロジェクトマネジメント(または支援)をしてきたため、アクションの整理や管理は、たくさん行ってきました。関係者がたくさんいる大きなプロジェクトのアクションの整理や管理もしますし、自分自身のアクションも整理や管理をします。アクションの整理や管理と言うと、少々大げさに聞こえるかもしれませんが、身近な言葉に言い換えるとTo Do Listを作るということになります。

ビジネスパーソンで自分のTo Do List、アクションリストがない人は、おそらくいないと思います。当然ながら、アクションリストには、たいていアクションと期限が書かれるものと思います。ただし、私も結構そうなのですが、大きいものから小さいものまでアクションがたくさんあると、どれから手を付ければよいかわからなくなることがあります・・・。そのような場合、アクションに優先順位をつける必要があります。

期限が迫っているから作業をするというのも一理あると思います。内容が簡単で早く終わるから先に作業をするというのも一理あるのかもしれません。私は、アクションの優先順位をつける時、以下のようなマトリックスで、「緊急度」と「重要度」の組合せで決めています。これは、あの有名な、スティーブン・R・コヴィー著「7つの習慣」で提言されていて、私も実践しています。

第1領域:
緊急度も重要度も高く、優先的に対応しなければならないアクション・活動となります。これは、対応しなければ、今後の結果に影響を及ぼす領域のため、何よりも優先して早急に対応するべきものです。

第2領域:
重要度は高いものの、すぐに対応しなくてもよいアクション・活動となります。これは、重要であるため本来取り組まなければならないのですが、緊急ではないため、後回しにされやすい領域となります。

第3領域:
緊急度は高いものの、あまり重要ではないアクション・活動となります。急いで対応しなければならないため、一見、重要に感じますが、自分にとってプラスにならない領域となります。

第4領域:
緊急でなければ、重要でもないアクション・活動となります。これは、ほとんど生産性を生まない、時間の浪費となる領域となります。

アクションの優先順位をつける場合、「緊急度」と「重要度」の組合せを使った時間管理のマトリックスを活用するのも良いでしょう。

サマリ:どのアクションから手を付けるか迷った時、「緊急度」と「重要度」で優先順位をつけてみましょう。

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