議事録は会議直後に作成する

私は、クライアントやチームメイトとの会議や打合せがあれば、議事録や打合せメモを残すようにしています。

議事録や打合せメモは、その目的を考えれば、日時、場所、出席者、決定事項、アクションなど必要最低限の情報が含まれていれば、様式は何でも問題ありません。Wordで作成してもよいですし、(特に決まりがなく、かつ相手に失礼でなければ)メールベタ打ちでもよいような気がします。

議事録は、いつ作成したら良いかという話ですが、1週間後や1ヶ月後ではあまり意味がないということは、誰でもすぐにわかると思います。会議を行ったということは、必ずと言ってよいほど、アクションがあるわけですので、それを展開して実行に移していかなければならないため、あまり時間を置くことは得策ではありません。

そのため、私はたいてい、会議直後に議事録を作成して、関係者に送付しています(送付自体は、翌日にすることはありますが、作成はその日のうちに行っています)。とは言っても、その会議後に、別の予定が入っていることがあります。そのため、どれほど忙しくても、3日以内に作成して周知することを心がけています。

その理由の一つは、既に述べていますが、アクションを関係者と共有して、実行に移していかなければならないためです。もう一つ理由がありまして、それは、時間が経ってしまうと自分も会議の中で行われた議論内容や決定事項などを忘れてしまうリスクがあるためです。

会議直後であれば、記憶は鮮明です。その日のうちであればおそらく問題ないですが、翌日、翌々日となると、例え会議中にメモを取っていたとしても、記憶は徐々に薄れていきます。そうすると、議事録のクオリティが下がるだけでなく、思い出しながら作成することになるため、議事録にかける時間がより長くなり、効率も下がることになります。会議直後であれば、10分で書けた議事録も、3日後に書いたら、30分かかったなど。

ということで、議事録や打合せメモの作成は、会議直後またはその日のうちに作成することをお勧めします。

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