意外と使える5W1H

わたしは、ずっと前ですが、入社1年目の社員が作成した出張報告書をレビューした時、あまりに内容がわかりづらく、赤ペンをたくさん入れたことを今でもたまに思い出します。「その新入社員は、日本人なのに、日本語(執筆内容)がおかしい」ということは、おそらくどの会社でもあることですし、珍しいことではないような気がします。

そんなわたしも、入社1年目の時、自分が作成した報告書を先輩社員がレビューしたら、「内容が支離滅裂だ」とか「全然、日本語になっていない」とか言われながら、赤ペンをたくさん入れられていました。最近では、仕事は全てメールやパソコンで作業をするため、赤ペンを入れるということ自体ないのかもしれないですし、もし会社で大きな声で、こんなことを言われたら、今の時代、パワハラと扱われるのかもしれないですが・・・(わたしが新入社員の時は、パワハラという言葉はまだそこまで浸透していませんでした)。

いつ頃からなのか、わたしが周囲から「日本語(執筆内容)がおかしい」と言われることは、だいぶ少なくなったような気がします。また、わたしが心の中で「日本語がおかしい」と思った後輩たちも、いつの間にか成長をして、今では変なところもないですし、若手社員の面倒を見るまでになっていました。

そういう意味では、報告を書く、レポートを書く、メールを書くなどの執筆は、訓練すると上達するものなのだと感じます。そして、読んでいて、わかりやすい文章、ななめ読みでもスッと内容が頭に入ってくる文章は、だいたい「5W1H」がしっかりと盛り込まれているような気がします。この5W1Hは、一般的にも、なるべく事実を端的に伝えるために有効な手法だと思いますし、新聞の記者さんや雑誌のライターさんなどであれば、絶対に守っている要素だと思います。

5W1Hは、

 When    いつ
 Who    誰が
 Where   どこで
 What    何を
 Why    どうして
 How    どのように

のアルファベットの頭文字をとったものですが、これに更に、

 Which   どちら
 Whom   誰に
 How much どのくらい

などを加えることもあるようです。

会社生活をしたことがあれば、一度は聞いたことがあるのではないかと思いますが、わたしも、特に報告資料などでは、文章に5W1Hが含まれていることで、事実がより早く、より正確に相手に伝わるような気がします。当然ながら例外もあるのですが。

そのため、上司や社外向けに作成した文章を自分で見直す時に、5W1Hがもれなく入っているかという観点でレビューするといいと思いますし、また、部下などが作成した文章をレビューする時や指導する時には、その観点で見るとよいと思います。あまり真新しい情報ではなく、当たり前の内容になってしまいましたが、ぜひ5W1Hを心がけてみてください。

サマリ:文章を作成する時は、5W1Hがもれなく入っているか確認しましょう。

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